[Segreteria.iii] Fwd: Introduzione obbligo tracciabilità delle spese per le missioni del personale con la finanziaria 2025 - modifiche che verranno rilasciate in Ugov e Uweb missioni

[Nicoletta Galli]

---------- Messaggio inoltrato ----------
Da: *Divisione Trattamento Economico* <emrip01 a unipv.it>
Data: martedì 14 gennaio 2025
Oggetto: Fwd: Introduzione obbligo tracciabilità delle spese per le
missioni del personale con la finanziaria 2025 - modifiche che verranno
rilasciate in Ugov e Uweb missioni
A: Direzione Amministrativa <segretari.dipartimenti a unipv.it>, LISTA
Responsabili Centri <responsabili.centri a unipv.it>, lista capiservizio <
capiservizio a unipv.it>, Presidi amministrativi <
presidi-amministrativi a unipv.it>, Presidio contabile Area relint <
pac-arelint-group a unipv.it>


Gent.me/i,
vi anticipo quanto appena ricevuto da Cineca con la nuova configurazione
per la gestione delle missioni con l'introduzione dell'obbligo di
tracciabilità delle spese,
vi aggiornerò appena avremo verificato che sia tutto pronto per la nuova
gestione e per eventuali indicazioni operative

buona giornata
Andrea Verzanini

---------- Forwarded message ---------
Da: <comment a cineca.it>
Date: mar 14 gen 2025 alle ore 08:12
Subject: Introduzione obbligo tracciabilità delle spese per le missioni del
personale con la finanziaria 2025 - modifiche che verranno rilasciate in
Ugov e Uweb missioni
To: <unipv-sc-ac-ru-csa-news a comunicazioni.cineca.it>


Gentilissimi,

come già anticipato nella nostra comunicazione del 6 dicembre, la legge
finanziaria 2025 (L. 207/2024) all’art. 1 comma 81 ha introdotto l’obbligo
di tracciabilità delle spese.

In particolare, a decorrere dal 2025 la deduzione delle spese relative a
prestazioni alberghiere e di somministrazione di alimenti e bevande e le
spese per viaggio e trasporto, effettuati mediante autoservizi pubblici non
di linea (tipicamente taxi e auto a noleggio), sarà ammessa solo se il
pagamento avverrà con strumenti tracciabili. Questo sia nel caso le spese
siano addebitate direttamente al committente, che nel caso siano rimborsate
al proprio personale per le missioni effettuate, o siano rimborsate ai
lavoratori autonomi che le hanno sostenute.

La mancata osservanza di questa norma comporterà sia la perdita del diritto
alla deduzione fiscale del relativo costo da parte dell’ente, che la
tassazione in busta paga per il dipendente delle spese rimborsate che siano
state pagate in contanti.

Per poter gestire le nuove disposizioni normative, verranno apportate le
seguenti modifiche agli applicativi U-web Missioni e Ugov Missioni.

TABELLE DI CONFIGURAZIONE:

A livello di configurazione nella tabella che contiene le tipologie di
spesa da gestire nel modulo missioni è stata aggiunta l’informazione
sull’obbligo di tracciabilità, in modo da poter distinguere le tipologie
per cui sussiste l’obbligo dalle altre. A oggi, infatti, salvo diversa
indicazione da parte dell’Agenzia delle Entrate, sembrano escluse
dall’obbligo di tracciabilità, oltre alle spese di viaggio con mezzi di
linea, anche le tipologie di spesa che non sono né di viaggio, né di vitto,
né di alloggio, come ad esempio le spese di parcheggio, per visti,
assicurazioni, vaccinazione ecc. per cui già il TUIR fissa una soglia di
esenzione giornaliera pari a15,49 per le missioni in Italia e 25,82 per
quelle all’estero.

Per le tipologie di spese legate a vitto ed alloggio attiveremo noi in
maniera automatica il flag relativo all’obbligo di tracciabilità in tutte
le tipologie definite dall’ente. Per le altre tipologie di spese legate a
spese di trasporto effettuate non con mezzi di linea (taxi, car sharing,
noleggio ecc.), non avendo noi modo di distinguerle dalle altre spese di
viaggio, sarà invece necessario aprire una richiesta sul customer portal
indicando i codici dei tipi spesa per cui attivare l’obbligo della
tracciabilità.

U-WEB MISSIONI

Per chi utilizza il modulo U-web missioni, quando si richiede il rimborso
della missione, nelle spese a consuntivo, per le tipologie di spese per cui
è stato indicato l’obbligo di tracciabilità,  comparirà in inserimento
delle spese un ulteriore flag ‘Pagamento non tracciabile’. Il soggetto
dovrà attivare tale campo in tutti i casi in cui abbia sostenuto la spesa
in contanti, o con altro mezzo di pagamento non ritenuto tracciabile
dall’Agenzia delle Entrate.

Per chi ha attivato in U-web la dematerializzazione dei giustificativi di
spesa, nelle spese a consuntivo, per le spese con obbligo di tracciabilità
per cui il richiedente non abbia attivato il flag ‘Pagamento non
tracciabile’, diventerà obbligatorio inserire la tipologia di allegato,
perché il sistema deve verificare che sia presente oltre al giustificativo
di spesa anche un documento che attesti la tipologia di pagamento
effettuato.

Al momento ipotizziamo che l’Agenzia delle Entrate accetterà come
attestazione del pagamento tracciabile, i giustificativi di spesa che
indichino in fondo il tipo di pagamento effettuato.

Per tale motivo, nel pannello di inserimento degli allegati per queste
tipologie di spesa, il richiedente avrà da compilare anche il campo tipo
allegato in cui verranno mostrate le seguenti 3 tipologie di documenti:

-            Giustificativo di spesa con indicazione del tipo pagamento

-            Attestazione del tipo di pagamento del giustificativo

-            Giustificativo di spesa senza indicazione del tipo pagamento

Il tipo allegato 1 è alternativo agli altri 2

Per poter inviare la richiesta di rimborso, ogni spesa con obbligo di
tracciabilità per cui il richiedente non abbia attivato il flag ‘Pagamento
non tracciabile’, deve avere almeno un allegato con tipo ‘Giustificativo di
spesa con indicazione del tipo pagamento’, o almeno 2 allegati di cui uno
con tipo ‘Giustificativo di spesa senza indicazione del tipo pagamento’ e
uno con tipo ‘Attestazione del tipo di pagamento del giustificativo’.

U-GOV CICLO MISSIONI

In U-gov nel documento gestionale Autorizzazione missione, nel pannello
‘Spese a consuntivo’ nell’inserimento delle spese, se si inserisce un tipo
spesa che abbia l’obbligo di tracciabilità, sarà presente il flag
‘Pagamento non tracciabile’.

Analogamente nel documento gestionale missione nel pannello ‘Spese’
nell’inserimento delle spese, se si inserisce un tipo spesa che abbia
l’obbligo di tracciabilità, sarà presente il flag ‘Pagamento non
tracciabile’.

Nella missione, se il flag viene attivato, all’elabora e calcola, il
sistema considererà tale spesa come interamente tassata.

Per chi non ha attivo il modulo U-web missioni, tale flag sarà gestito
manualmente dall’ufficio missioni nelle singole spese, in base alla
documentazione presentata dal proprio personale.

Per chi invece ha attivo il modulo U-web missioni, il flag sarà ereditato
da quanto valorizzato dal soggetto in U-web e non sarà modificabile da
parte dell’ufficio. L’ufficio missioni potrà gestirlo solo in inserimento
di nuove spese. In caso, quindi, l’ufficio si accorga di errori da parte
del richiedente sulla valorizzazione di tale flag, come già avviene per
altre informazioni, potrà procedere in 2 modi:

-            Annulla la richiesta di rimborso chiedendo al soggetto di
correggere i dati errati per poi reinviare la richiesta di rimborso

-            Azzera la spesa non corretta (utilizzando il campo ‘Rimborso
effettivo manuale’) ed inserisce una nuova spesa con le informazioni
corrette

Nei casi in cui non sia attiva la dematerializzazione dei giustificativi di
spesa, si dovranno dare opportune indicazioni al personale perché vengano
consegnati agli uffici anche i documenti cartacei che attestino il tipo di
pagamento effettuato per ogni giustificativo di spesa.

Le modifiche dettagliate sopra verranno applicate su tutte le missioni che
abbiano data inizio maggiore/uguale al 1 gennaio 2025.

Questo perché, come indicavamo, ipotizziamo che sulle missioni effettuate
nel 2024 e rimborsate nel 2025, non si debba applicare la nuova normativa.
Resta il dubbio di come vadano trattate le missioni svolte a cavallo tra il
2024 e 2025. Si spera che l’Agenzia delle Entrate chiarisca presto questi
aspetti.

Le modifiche sopra descritte saranno rilasciate e disponibili per
l’installazione da venerdì 24 gennaio. Abbiamo già richiesto la relativa
campagna di aggiornamenti in modo che le versioni vengano installate il
prima possibile presso tutti gli enti.

Chi volesse comunque liquidare i rimborsi delle missioni, senza attendere i
chiarimenti da parte dell’Agenzia delle Entrate e prima del rilascio delle
modifiche sopra descritte, potrà richiedere tramite customer portal di
inserire tra le tipologie di spese da gestire un tipo spesa generico ‘Spesa
tassata’ da utilizzare per liquidare le spese sostenute con metodo di
pagamento non tracciabile.

Quanto sopra descritto potrà essere ulteriormente rivisto, una volta che
sarà uscita la Circolare dell’Agenzia delle Entrate.

Siamo a disposizione per qualsiasi chiarimento vi sia necessario

Cordiali saluti

Marina Bernardini

Direzione Sviluppo Offerta e Gestione Domanda







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La presente comunicazione è stata originariamente inviata all'indirizzo
unipv-sc-ac-ru-csa-news a comunicazioni.cineca.it---
Per la modifica o la cancellazione dalla lista
unipv-sc-ac-ru-csa-news a comunicazioni.cineca.it e' possibile fare
riferimento al referente
presso l'ente per la gestione delle liste.

Per maggiori dettagli consultare la pagina
https://wiki.u-gov.it/confluence/display/DOCCP/Gestione+liste+di+
distribuzione


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Area Risorse Umane e Finanziarie
Servizio Gestione Trattamento Economico e Previdenziale
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Nicoletta


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Dott.ssa Nicoletta Galli
Segretario amministrativo di coordinamento
Dipartimento di Ingegneria Industriale e dell'Informazione
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T. 038298*5898* <0382985898>
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