[Segreteria.iii] IN57 UO 3000546 - audit cineca al 30/04/26 - A.II DG SENZA ESTENSIONI COAN E COGE

[Audit Bilancio]

buongiorno
a seguito del controllo in ugov e non avendo trovato note nel file
condiviso vi chiediamo maggiori  chiarimenti relativamente ai DG NON
CONTABILIZZATI COAN E COGE presenti nel file drive

*vi riportiamo per comodità la modalità di verifica di alcuni DG per i
quali vi chiediamo di indicare sul file condiviso l'esito , dandoci
conferma che sia tutto a posto *

in merito al *report A) II) Verifica dei dg senza estensioni coge e coan *vi
portiamo all'attenzione le seguenti indicazioni forniteci gentilmente
dall'Ufficio Missioni , che vi preghiamo di considerare per le verifiche in
atto.

Fermo restando che per i DG Autorizzazione Missione e DG Missione, relativi
ad autorizzazioni e missioni provenienti da U-Web Missioni, non sono stati
riportati nell'estrazione i documenti con i seguenti stati (che pertanto
non vanno tenuti in considerazione):

 ·       i DG AUTORIZZAZIONE MISSIONE che abbiano nel “Tab Richiesta”:
MISSIONE SENZA SPESA= Sì

·        i DG AUTORIZZAZIONE MISSIONE che abbiano nel “Tab spese a
preventivo” solo spese con: MODALITA’ DI SOSTENIMENTO SPESA= Prepagata

·        i DG AUTORIZZAZIONE MISSIONE che abbiano nel “Tab spese a
preventivo”: nessuna spesa inserita

·        i DG AUTORIZZAZIONE MISSIONE che abbiano nel “Tab spese
autorizzazione”: autorizzazione assente oppure incompleta

 ·        i DG MISSIONE che abbiano nel “Tab spesa ” solo spese con :
MODALITA’ DI SOSTENIMENTO SPESA=  Spesa con carta di credito oppure Spesa
prepagata

·         i DG MISSIONE che abbiano nel “Tab spesa a preventivo”: nessuna
spesa inserita”

(Si tiene a precisare che la frase " i DG AUTORIZZAZIONE MISSIONE che
abbiano nel “Tab spese autorizzazione”: autorizzazione assente oppure
incompleta"
è in riferimento alle richieste di autorizzazione missione da poco
inoltrate e quindi non ancora autorizzate o solo parzialmente autorizzate.")

Si danno le seguenti indicazioni:

ANTICIPI DI MISSIONE
Ogni anticipo deve essere collegato alla corrispondente missione del
soggetto a cui l'anticipo è intestato, ma se la missione non è
sufficientemente capiente per coprire l'anticipo, si collegherà  l'anticipo
ad ogni singola missione (del medesimo soggetto), in cui si origina un
credito per il soggetto, fino all'esaurimento totale dell'anticipo.
Se non vi è l'esaurimento totale dell'importo dell'anticipo, il dipendente
deve restituire i soldi ricevuti in anticipo, in questo caso si deve
procedere alla creazione di un rimborso missione


RIMBORSI ANTICIPI MISSIONE,

durante il rimborso missione il recupero dell'anticipo può avvenire con due
modalità differenti:

1) nel caso in cui il rimborso dell'anticipo si origina automaticamente dal
sistema nel momento in cui si collega l'anticipo alla missione,
richiamandolo in sede di registrazione della missione.

2) nel caso in cui il rimborso dell'anticipo si origina tramite il "crea e
associa" richiamando l'anticipo nel CICLO MISSIONI, per l'importo per cui è
rimasto aperto il debito derivante dalla parte di anticipo non utilizzato.
Si avrà quindi un importo pari al totale dell'anticipo se l'anticipo non è
stato collegato totalmente alla missione e parziale nel caso sia stato
collegato parzialmente a una o più  missioni.
Nel caso di registrazione di un rimborso manuale, si emetterà da questo,
uno IUV per la quota rimasta aperta.
Quando questo avviene, quindi, si origina dal Rimborso manuale un PagoPA
che crea uno IUV. Una volta effettuato il PagoPA da parte del beneficiario
dell'anticipo, si chiude il sospeso in entrata, che si era originato con lo
IUV.


MISSIONI

Le missioni vanno registrate e contabilizzate entro i termini della
chiusura indicati dal Servizio Bilancio, con le modalità date nell'
"Allegato D “Istruzioni per Gestione di Compensi e Missioni a cavallo
d’anno”  delle "LINEE GUIDA PER REGISTRAZIONI CONTABILI E OPERAZIONI DI
CHIUSURA BILANCIO aggiornato a dicembre 2024" e tutti i rimborsi
spesa, dell'esercizio
che si è appena concluso, vanno effettuati entro il 31 marzo del nuovo
esercizio.
Per la registrazione delle missioni è necessaria e vincolante la creazione
delle estensioni COGE e COAN nel predecessore Autorizzazione (sia che
l'Autorizzazione sia stata registrata nell'anno precedente, sia che sia
stata registrata nell'esercizio in corso)

in caso di necessità/problematiche  vi preghiamo di rivolgervi via SOS
all'Ufficio Missioni

grazie
buon pomeriggio
erica



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*Audit Contabili*
Servizio Bilancio e fiscale
Area Risorse Umane e Finanziarie
P.zza Leonardo Da Vinci 17 - 27100 Pavia (Italia)
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